Optimización de Procesos Administrativos

Transformamos su gestión documental para una administración más eficiente y transparente

Nuestros Servicios

Gestión de documentos electrónicos

Gestión Documental Electrónica

Implementamos sistemas de gestión documental que eliminan por completo la necesidad de almacenamiento físico. Nuestro enfoque personalizado permite digitalizar completamente sus archivos existentes mientras implementamos flujos de trabajo digitales para todos los nuevos documentos. El sistema proporciona búsqueda avanzada, control de versiones, y trazabilidad completa de cada documento dentro de su organización.

Básico Avanzado
Optimización de flujos de trabajo

Optimización de Flujos Administrativos

Analizamos sus procesos actuales para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora. Rediseñamos los flujos de trabajo para maximizar la eficiencia, eliminando pasos redundantes y automatizando tareas repetitivas. Nuestros consultores trabajan estrechamente con su equipo para implementar cambios graduales que minimicen la resistencia y maximicen la adopción. El resultado es una reducción significativa en el tiempo de procesamiento y costos operativos.

Básico Avanzado
Gestión transparente

Transparencia Administrativa

Desarrollamos sistemas de monitoreo y reportes que proporcionan visibilidad completa de todos los procesos administrativos. Implementamos dashboards personalizados que muestran métricas clave de rendimiento, permitiendo a los gerentes identificar problemas potenciales antes de que escalen. Nuestras soluciones de auditoría interna automatizan la recopilación de datos para cumplimiento normativo y facilitan la preparación para auditorías externas, reduciendo significativamente el estrés y tiempo asociado con estos procesos.

Básico Avanzado

Cómo Funcionamos

1

Análisis Inicial

Comenzamos con una evaluación completa de sus procesos administrativos actuales. Nuestros consultores trabajan directamente con su equipo para entender los flujos de trabajo, identificar puntos de fricción y documentar requisitos específicos. Esta fase incluye entrevistas con personal clave, observación de procesos en tiempo real y análisis de documentación existente para crear una imagen detallada de su situación actual.

Análisis inicial de procesos
2

Diseño de Solución

Basados en el análisis inicial, desarrollamos una propuesta personalizada que aborda sus desafíos específicos. Diseñamos nuevos flujos de trabajo optimizados, seleccionamos las herramientas tecnológicas más adecuadas y creamos un plan de implementación detallado. Cada solución se adapta a las necesidades particulares de su organización, considerando factores como tamaño de la empresa, industria, recursos disponibles y objetivos a largo plazo.

Diseño de solución personalizada
3

Implementación Gradual

Implementamos la solución en fases cuidadosamente planificadas para minimizar la interrupción de sus operaciones diarias. Comenzamos con un programa piloto en un departamento o área específica, permitiéndonos ajustar y refinar la solución antes de expandirla a toda la organización. Este enfoque gradual facilita la adaptación de su equipo a los nuevos procesos y tecnologías, aumentando significativamente las tasas de adopción y éxito del proyecto.

Implementación gradual de soluciones
4

Capacitación y Soporte

Proporcionamos capacitación completa a todos los usuarios finales y administradores del sistema. Desarrollamos materiales de formación personalizados, realizamos sesiones presenciales y virtuales, y ofrecemos soporte continuo durante la transición. Nuestro equipo permanece disponible para resolver dudas, solucionar problemas y proporcionar orientación adicional según sea necesario, asegurando que su equipo aproveche al máximo las nuevas herramientas y procesos.

Capacitación y soporte continuo
5

Mejora Continua

El viaje no termina con la implementación. Establecemos un ciclo de mejora continua con revisiones periódicas, recopilación de comentarios de los usuarios y análisis de métricas de rendimiento. Trabajamos con usted para adaptar y evolucionar la solución a medida que cambian sus necesidades comerciales. Este enfoque garantiza que su inversión siga generando valor a largo plazo y que sus procesos administrativos mantengan su eficiencia óptima con el paso del tiempo.

Proceso de mejora continua

Proyectos Destacados

Proyecto para clínica privada

Transformación Digital en Clínica Santa María

Implementamos un sistema completo de gestión documental para una red de clínicas privadas con 5 sedes y más de 200 profesionales médicos. Digitalizamos más de 50,000 historias clínicas y creamos un flujo de trabajo digital que redujo el tiempo de procesamiento de documentos en un 75%. La solución integrada permite acceso seguro a la información desde cualquier sede, cumpliendo con todos los requisitos normativos de protección de datos de pacientes.

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Proyecto para empresa logística

Optimización de Procesos en LogisTech

Rediseñamos completamente los procesos administrativos de una empresa de logística con operaciones en 3 países. Implementamos un sistema centralizado de seguimiento de documentos que eliminó los retrasos en aduanas y redujo los costos administrativos en un 40%. La solución incluye un dashboard en tiempo real que proporciona visibilidad completa del estado de cada envío y su documentación asociada, permitiendo una gestión proactiva de posibles problemas.

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Proyecto para institución financiera

Automatización Financiera en Banco Regional

Desarrollamos un sistema automatizado de gestión documental para el departamento de créditos de una institución financiera. La solución redujo el tiempo de procesamiento de solicitudes de crédito de 5 días a menos de 24 horas, aumentando significativamente la satisfacción del cliente. Implementamos un flujo de trabajo digital con verificaciones automáticas que mejoró la precisión y redujo los errores en un 95%, mientras cumplía con todos los requisitos regulatorios del sector bancario.

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Recursos para Optimizar su Administración

Ícono de E-book

Guías y E-books

Recursos descargables para mejorar sus procesos administrativos

Ícono de herramientas

Herramientas Recomendadas

Software y aplicaciones que complementan nuestros servicios

Ícono de alianzas

Alianzas Estratégicas

Organizaciones con las que trabajamos para potenciar resultados

Nuestros Clientes

Director médico de clínica

"La implementación del sistema de gestión documental electrónica transformó completamente nuestra operación. Ahora nuestros médicos pueden acceder a los historiales de pacientes desde cualquier consultorio o incluso remotamente durante guardias. El tiempo que antes dedicábamos a buscar documentos físicos ahora lo invertimos en atención al paciente. La capacitación fue excelente y el soporte continuo nos da tranquilidad."

Dr. Carlos Vega

Director Médico, Clínica Santa María

Gerente de operaciones logísticas

"Antes de trabajar con Rubricality, perdíamos días enteros en trámites aduaneros por documentación incompleta o errores. El sistema que implementaron nos permite preparar toda la documentación con anticipación, verificar automáticamente su completitud y mantener un registro centralizado accesible para todos los involucrados. Los retrasos han disminuido drásticamente y nuestros clientes están notando la diferencia."

Laura Mendoza

Gerente de Operaciones, LogisTech Argentina

Director de innovación bancaria

"La transparencia que hemos logrado en nuestros procesos administrativos gracias a Rubricality ha sido fundamental para nuestro crecimiento. Los dashboards nos permiten identificar rápidamente cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos. Además, las auditorías que antes nos tomaban semanas de preparación, ahora se realizan con mínima interrupción de nuestras operaciones. La inversión se recuperó en menos de un año."

Martín Herrera

Director de Innovación, Banco Regional

Empresas que Confían en Nosotros

Nuestro Equipo

Contamos con expertos en gestión documental, optimización de procesos y transformación digital con décadas de experiencia combinada en diversas industrias.

Director de Consultoría

Gabriel Montero

Director de Consultoría

Con más de 15 años de experiencia en reingeniería de procesos para empresas multinacionales, Gabriel lidera nuestro equipo de consultores. Su experiencia abarca proyectos de transformación digital en los sectores financiero, salud y logística en toda Latinoamérica.

Directora de Tecnología

Valeria Sánchez

Directora de Tecnología

Valeria es ingeniera en sistemas con especialización en gestión documental electrónica. Ha diseñado e implementado soluciones tecnológicas para optimizar procesos administrativos en más de 50 empresas, logrando reducciones significativas en costos operativos y tiempos de procesamiento.

Director de Implementación

Rodrigo Méndez

Director de Implementación

Rodrigo se especializa en gestión del cambio y capacitación. Con un enfoque centrado en el usuario, asegura que nuestras soluciones sean adoptadas efectivamente dentro de las organizaciones, minimizando la resistencia y maximizando el impacto positivo de cada proyecto.

Nuestros Valores

Ícono de transparencia

Transparencia

Creemos en la comunicación clara y honesta en cada etapa del proceso de consultoría.

Ícono de innovación

Innovación

Constantemente exploramos nuevas tecnologías y metodologías para ofrecer soluciones de vanguardia.

Ícono de resultados

Orientación a Resultados

Nos comprometemos con objetivos medibles y demostramos el valor de nuestro trabajo con datos concretos.

Ícono de colaboración

Colaboración

Trabajamos como extensión de su equipo, asegurando que las soluciones se alineen perfectamente con su cultura organizacional.

Comunidad Rubricality

Evento de la comunidad Rubricality

Únase a Nuestra Red de Profesionales

La Comunidad Rubricality reúne a profesionales y organizaciones comprometidos con la excelencia en gestión documental y procesos administrativos. Como miembro, tendrá acceso a eventos exclusivos, recursos especializados y oportunidades de networking con líderes de diferentes industrias.

Organizamos regularmente webinars, talleres presenciales y encuentros virtuales donde compartimos las últimas tendencias y mejores prácticas en digitalización de procesos. Nuestra comunidad es un espacio de aprendizaje continuo y colaboración entre profesionales que enfrentan desafíos similares.

Ícono de eventos

Eventos Exclusivos

Ícono de recursos

Recursos Premium

Ícono de networking

Networking Estratégico

Unirse a la Comunidad

Próximos Webinars

Webinar sobre gestión documental
15 de Octubre, 2023 | 16:00 hs

Transformación Digital en la Era Post-Pandemia

En este webinar, analizaremos cómo han evolucionado las necesidades de gestión documental tras la pandemia y qué estrategias están implementando las empresas líderes para adaptarse al nuevo contexto. Presentaremos casos de estudio reales y ofreceremos recomendaciones prácticas para organizaciones en diferentes etapas de madurez digital.

Presentador del webinar

Gabriel Montero

Director de Consultoría

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Webinar sobre automatización
28 de Octubre, 2023 | 11:00 hs

Automatización Inteligente de Procesos Administrativos

Descubra cómo la automatización robótica de procesos (RPA) y la inteligencia artificial están transformando la gestión administrativa. Exploraremos las tecnologías disponibles, criterios para seleccionar procesos candidatos a automatización y metodologías para implementar estas soluciones con éxito, incluso en organizaciones con recursos limitados.

Presentadora del webinar

Valeria Sánchez

Directora de Tecnología

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Webinar sobre gestión del cambio
10 de Noviembre, 2023 | 15:00 hs

Gestión del Cambio en Proyectos de Digitalización

La resistencia al cambio es uno de los principales obstáculos en proyectos de transformación digital. En este webinar práctico, compartiremos estrategias probadas para gestionar el factor humano en estos procesos, desde la comunicación efectiva hasta la capacitación y el acompañamiento, para garantizar una adopción exitosa de las nuevas tecnologías y procesos.

Presentador del webinar

Rodrigo Méndez

Director de Implementación

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